Внедрение Битрикс24 в Череповце

Разговор о CRM почти всегда упирается в один вопрос: хорошо, мы всё занесём в систему, а что я с этого увижу? Отвечаем конкретно. Через тридцать дней после запуска у руководителя есть шесть регулярных отчётов: воронка с конверсией по этапам, нагрузка и результат каждого менеджера, разбор причин отказов, план-факт по выручке, утренняя сводка в Телеграм и связка «источник обращения – деньги в кассе». Ниже по каждому отчёту разбираем, какое решение он позволяет принять и чего стоит от него не ждать.

Почему в промышленном Череповце количество звонков ничего не значит

Экономика Череповца держится на металлургии и химии, а вокруг крупных производств живут сотни поставщиков и подрядчиков: метизы и металлопрокат, спецодежда, промышленный сервис, ремонты, проектирование, грузоперевозки по Череповцу, Вологодской области и за её пределы. Сделка здесь идёт не два дня, а два-шесть месяцев, проходит через закупочные процедуры и согласуется сразу несколькими людьми: снабженцем, технологом, финансистом. При таком цикле отчёт «менеджеры сделали 340 звонков» не говорит ровным счётом ничего: половина этой активности относится к сделкам, которые закроются в следующем квартале. Считать надо движение по этапам, а не количество действий.

Воронка с конверсией по этапам: где именно встают деньги

Первый отчёт показывает, сколько сделок вошло в каждый этап и какая доля прошла дальше. У промышленных поставщиков в Череповце картина повторяется из компании в компанию: до отправки коммерческого предложения доходит около семидесяти процентов обращений, а от предложения к согласованию спецификации – меньше трети. Значит, проблема не в рекламе и не в количестве заявок, а в самом предложении и в том, как быстро его готовят. Пока воронка не разложена по этапам, эту разницу видно только на уровне ощущений главного инженера продаж.

Чтобы отчёт работал, у каждого этапа должен быть признак перехода, который нельзя трактовать двояко:

• заявка квалифицирована – известны объём, срок поставки и кто принимает решение;
• расчёт отправлен – есть исходящее письмо в карточке, а не «я вроде отправлял»;
• спецификация согласована – приложен файл с правками заказчика;
• договор подписан – скан лежит в сделке;
• отгрузка выполнена – данные пришли из 1С автоматически.

Отчёт по менеджерам: нагрузка и результат считаются отдельно

Один сотрудник ведёт восемьдесят сделок и закрывает шесть, другой ведёт двадцать и закрывает пять. Без системы первого считают загруженным, а второго ленивым, и премия достаётся не тому. Отчёт разводит две разные величины: сколько сделок висит на человеке и сколько денег он принёс. Отдельно видно, сколько сделок у каждого висит без единого действия дольше недели – в длинном промышленном цикле именно там сгорает выручка, потому что заказчик за это время успел спокойно закупиться у соседей.

Причины отказов, в которых нет пункта «прочее»

Справочник причин закрывается коротким закрытым списком: дорого, сроки поставки не устроили, выбрали другого поставщика, проект отложен, нет нужной позиции на складе, клиент не отвечает. Свободное поле для комментария остаётся, но пустым сделку закрыть нельзя. Через месяц набирается статистика, и разговор из «у нас дорого» превращается в счёт: сорок процентов отказов – это сроки, а не цена. С этой цифрой уже можно идти к снабжению и требовать складской запас по ходовым позициям, а не давать скидку. Скидка лечит только ту причину отказа, которая называется ценой, а она редко бывает основной.

План-факт по выручке и почему он всегда расходится

Отчёт сравнивает три числа: план месяца, факт по оплаченным сделкам и прогноз – сумму сделок в работе, взвешенную по вероятности этапа. Расхождение обычно объясняется не работой менеджеров, а тем, что план ставился по прошлому году без учёта того, что два крупных заказчика перенесли ремонтную кампанию. Когда прогноз виден с середины месяца, у руководителя есть две недели на реакцию, а не три дня в конце квартала.

Сводка в Телеграм вместо утренней планёрки

В восемь утра в чат руководителя приходит сообщение: новые обращения за сутки, сколько сделок сдвинулось по этапам, сумма оплат, список сделок, зависших без активности. Ради двух чисел не нужно открывать портал и тем более собирать отдел. Планёрка после этого занимает не сорок минут, а десять, потому что обсуждают не «как дела», а конкретные три сделки из списка.

Источник обращения и выручка в одной таблице

Самый неудобный для подрядчиков отчёт: он показывает, что половина бюджета уходит в каналы, которые дают заявки без денег. Мы связываем формы сайта, звонки с подменных номеров, письма и переписку в WhatsApp и Telegram с карточкой сделки, поэтому в отчёте видно не количество лидов, а сумму закрытых сделок по каждому источнику. У промышленных компаний из Череповца обычно выясняется, что поиск даёт меньше обращений, но крупнее чеки, чем агрегаторы. Вывод по такому отчёту делается один раз в квартал, но экономит больше, чем годовая скидка у поставщика.

Что делать с цифрой, когда она получена

Отчёт сам по себе не приносит денег, деньги приносит решение по нему. Три типовых:

• конверсия проседает на одном этапе у всех – проблема в процессе: переписываем шаблон коммерческого предложения или сокращаем срок расчёта;
• конверсия проседает на этапе у одного человека – проблема в навыке: слушаем записи разговоров, обучаем, а не увольняем;
• источник даёт заявки, но не даёт выручки – перекладываем бюджет, а не увеличиваем его. Как это устроено со стороны рекламы, описано на странице контекстной рекламы.

Что видно в первую неделю, а что только на второй месяц

Честный ответ про сроки: отчёты по нагрузке и по зависшим сделкам работают с первого дня, потому что им хватает текущих данных. Воронка с конверсией становится осмысленной примерно через месяц, когда через каждый этап прошло достаточно сделок. А вот отчёт «источник – выручка» у поставщиков с полугодовым циклом набирает статистику только к третьему-четвёртому месяцу: сделки, пришедшие с рекламы в марте, оплачиваются осенью. Это не недостаток системы, а свойство рынка, и планировать выводы стоит с этой поправкой, иначе можно отключить работающий канал раньше, чем он успел принести деньги.

Откуда система берёт данные, чтобы отчёты были честными

Отчёт врёт ровно настолько, насколько данные вносят руками. Поэтому на запуске мы закрываем ручной ввод там, где это возможно: телефония пишет звонки и подтягивает их в карточку, почта менеджеров подключена к сделкам, заявки с сайта падают в воронку напрямую, а суммы отгрузок и оплат приходят обменом с 1С. Менеджер заполняет вручную только то, что знает он один: причину отказа, следующий шаг и дату следующего контакта. Остальное портал собирает сам, и цифры в отчёте перестают зависеть от настроения отдела.

Сроки, стоимость и что входит в работу

Экспресс-запуск стоит от 60 000 ₽ и занимает пять рабочих дней: базовая воронка, карточки сделок, права доступа и обучение. Внедрение под ключ – от 180 000 ₽ и три-четыре недели, из них первые дни уходят на разбор процессов и техническое задание, дальше настройка портала, интеграции, два дня обучения и тридцать дней сопровождения, в течение которых доработки бесплатны. Обмен с 1С считается отдельно – от 90 000 ₽ и две недели. Лицензию Битрикс24 вы покупаете напрямую у вендора и владеете ей сами, в стоимость наших работ она не входит. Смета фиксируется в договоре до старта.

Отчёты собирает та же команда, что делает сайт и рекламу. РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, Череповец – один из них. Мы делаем сайты, продвижение, чат-ботов и мобильные приложения, поэтому связка «реклама – заявка – сделка – выручка» собирается одной командой и не разваливается на стыке подрядчиков. Что ещё автоматизируют компании кроме продаж, разобрано в разделе автоматизации бизнеса, а первичную обработку обращений в нерабочее время закрывают чат-боты.

Расскажите, какие три цифры вы хотите видеть каждое утро, и мы покажем, как они будут выглядеть в вашем портале. Разбор процессов и смета до начала работ – бесплатно. Звоните: +7 (901) 417-22-12.